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Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière : anticiper sur le plan des SI
Les directions administratives et financières apprécient les factures conformes et établies de façon sécurisée, tant pour leurs clients que pour les flux fournisseurs. La facturation est en effet une matière première essentielle à la production des chiffres de l’entreprise.
La direction administrative et financière, le garant du respect des obligations légales et fiscales
Le DAF s’assure en permanence que le processus de facturation ainsi que le traitement des factures en réception fonctionnent correctement au niveau du système d’information de l’entreprise. Il reste en veille active sur le plan de la réglementation afin d’anticiper au maximum les évolutions légales. Il évite ainsi les amendes ou pénalités de l’administration, notamment pour non-conformité.
Facturation électronique obligatoire : une échéance fiscale incontournable pour la gestion comptable et financière
La réforme de la facture électronique est en marche. Le calendrier prévu pour l’étape B2B fait l’objet d’un report depuis fin juillet 2023. Toutefois, toutes les entreprises situées en France et assujetties à la TVA vont devoir gérer ce processus dématérialisé dans les prochains mois ou années. Le format papier est amené à disparaître. C’est inéluctable.
Les PME et TPE seront certes les dernières à devoir adopter l’émission de la facturation dématérialisée. Cependant, elles devront accepter de recevoir ce format de leurs fournisseurs à la même date que toutes les autres entreprises, donc bien plus tôt. Dans l’organisation de la gestion comptable et financière, se préoccuper de cette obligation s’avère fondamental, voire stratégique.
La dématérialisation des factures sans attendre l’obligation : une stratégie gagnante pour les DAF
Nous souhaitons vous sensibiliser aux avantages multiples que comporte une solution de dématérialisation de votre facturation sans attendre l’obligation légale. Cette anticipation vous évitera aussi le stress du dernier moment. Avec l’ampleur de la réforme en matière de flux en France, les prestataires et acteurs (OD, PDP ou PPF) risquent d’être peu disponibles à la dernière heure.
Dématérialisation des factures : des gains financiers à la clé
Toutes les études le prouvent. Les coûts de traitement d’une facture dématérialisée se réduisent de 50 à 75% par rapport au format papier. De la réception de la pièce comptable au paiement des fournisseurs, l’enjeu financier est conséquent. Ces gains conduisent à un ROI rapide pour une solution de dématérialisation des données.
Une gestion comptable et financière facilitée et fiabilisée
L’automatisation du traitement des factures, avec le processus de saisie en comptabilité par océrisation, améliore la qualité de l’information financière. Le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle diminue. Les pièces comptables en attente de validation ne s’égarent plus dans les services de l’entreprise. Les comptables fournisseurs voient leur métier évoluer avec une réduction des tâches chronophages. Certains deviennent des data analysts et d’autres des comptables gestionnaires.
Une communication simplifiée entre les acteurs dans les entreprises
Le fait d’adopter la dématérialisation des factures et gestion comptable et financière en émission comme en réception rend la collaboration entre les différents services plus simple. Toutes les personnes amenées à manipuler des factures bénéficient de documents numériques avec un archivage sécurisé sur une plateforme unique, accessible de partout. Les procédures internes autorisent les accès en lecture, annotation, validation, etc. selon les fonctions occupées.
Une amélioration des processus P2P et O2C ainsi que des relations clients-fournisseurs
En outre, en déployant la dématérialisation des factures pour la gestion comptable et financière, la DAF a l’opportunité de parfaire le contrôle interne de l’entreprise. C’est le moment de revisiter la cartographie des flux et les cas d’usage, comme pour la piste d’audit fiable. Cette analyse permet d’identifier les points d’amélioration au niveau des workflows prévus dans le système d’information.
En optimisant le processus Procure to Pay comme le processus Order to Cash, vous bonifiez aussi les relations avec les tiers, clients et fournisseurs. Les litiges se traitent plus vite. À terme, les délais de paiement se réduisent grâce aux flux électroniques.
Optimiser le processus de dématérialisation des factures en se faisant accompagner
Au vu des avantages que présente une dématérialisation des factures, l’entreprise a tout intérêt à anticiper sans tergiverser.
Une mission ponctuelle et technique à mener de front avec les autres activités et projets de l’entreprise
Parfois, les seules ressources internes rendent la gestion de ce projet complexe. En outre, ce processus s’ajoute aux divers dossiers de la direction financière, tous urgents évidemment.
Déployer la facture électronique en émission, mais aussi en réception, ne s’improvise pas. C’est un projet qui impacte le système d’information et l’organisation du travail. Il implique une conduite du changement majeur et donc une communication adaptée tant en interne qu’avec chaque client et fournisseur.
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Faire appel à des spécialistes de la facture électronique pour bénéficier d’une méthodologie et d’informations à jour
Le projet « facture électronique » s’ajoute aux tâches quotidiennes et récurrentes au sein de la direction financière. C’est important de dégager les ressources adéquates en qualité et en quantité. Pour les PME, nous recommandons de commencer par se poser les questions en termes de ressources et de compétences. N’hésitez pas à vous faire épauler par un expert comme un directeur financier externalisé.
Cette démarche exige en effet de mettre en place :
- Un référent « facture électronique » pour l’ensemble de l’entreprise.
- Une équipe projet.
- Une méthode d’analyse appropriée et un calendrier étape par étape.
Déléguer le déploiement de la dématérialisation : de nombreux avantages pratiques
Confiez l’organisation de la dématérialisation des factures à un expert comme un DAF à temps partagé. Votre direction financière bénéficie ainsi :
- De l’expertise de financiers en matière de facturation électronique (réglementation et veille active notamment concernant le PPF, les PDP, les OD et la phase pilote).
- De compétences en gestion de projet informatique afin d’associer les différents acteurs de l’entreprise (services achats, administration des ventes, comptabilité et trésorerie notamment).
- D’un temps plus court pour déployer la facture électronique, ce qui permet de rentabiliser plus vite le processus au vu des gains financiers induits.
Dématérialiser les flux de factures en PME constitue un réel enjeu économique et organisationnel. Plutôt que d’attendre le dernier moment que la réforme soit obligatoire, organisez-vous et anticipez. Chez PBFI, nous accompagnons les entreprises du type scale-up et PME afin de toujours améliorer la performance globale de votre société. Pourquoi ne pas faire connaissance lors d’un court échange en visio ?