Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?
De façon simplifiée, un budget prévisionnel, appelé aussi plus sobrement « prévisionnel », est un tableau financier qui regroupe l’ensemble des dépenses et des recettes attendues dans le cadre de l’activité d’une entreprise sur une période donnée (généralement l’exercice comptable), qui permet de visualiser la rentabilité de votre projet et d’ajuster, notamment, les postes de dépenses.
C’est, à la fois, un document essentiel pour compléter un business plan lors de la création d’une entreprise, mais aussi un outil de gestion utilisé au quotidien par les dirigeants et directeurs financiers.
Pourquoi faire un budget prévisionnel ?
Même si c’est une étape fastidieuse, parfois boudée par les chefs d’entreprise, la réalisation d’un budget prévisionnel avant d’attaquer un nouvel exercice est indispensable pour piloter l’activité d’une société ou d’une association, pour plusieurs raisons :
- Vérifier la viabilité de votre activité dans le cas de la création d’une société ou valider la rentabilité d’un projet d’investissement, une embauche, le lancement de nouveau produit, etc., pour une entreprise existante ;
- Définir des objectifs en termes de recettes (produits) et de dépenses (charges) pour atteindre la marge souhaitée. Plus le budget prévisionnel est détaillé, plus vous pouvez ajuster les variables selon un type de produit, une unité de production, etc. ;
- Tester plusieurs scénarios pour anticiper différents cas de figure dont au moins un scénario « de base » qui repose sur les chiffres de l’année précédente (atterrissage comptable) et un scénario « pessimiste » qui intègre des hypothèses de baisse de chiffres d’affaires, de dépenses plus élevées, etc. : idéal pour juger l’impact de vos décisions sur votre trésorerie ;
- Gérer votre trésorerie et éviter les ruptures de cash. Avec une vision sur les futures entrées et sorties d’argent, vous pouvez anticiper les périodes critiques et optimiser les mouvements de trésorerie (report d’échéances, retards de paiement, découverts bancaires…). De ce point de vue, disposer d’un plan de trésorerie prévisionnel est indispensable ;
- Générer de la confiance auprès des financeurs. Les banques ou les investisseurs doivent sentir que vous maîtriser votre activité, aujourd’hui comme demain. Le budget prévisionnel est un bon support de communication pour expliquer votre stratégie et votre vision concrète et détaillée des résultats prévisionnels de votre entreprise.
Les 3 phases pour élaborer un budget prévisionnel financier
On peut considérer que pour établir un budget prévisionnel, il faut suivre ces trois phases :
- Prévoir les dépenses (décaissements) : C’est sans doute l’étape la plus importante, qui nécessite rigueur et précision. Il faudra travailler en équipe, avec les responsables opérationnels, pour rassembler les estimations de toutes les charges : approvisionnements, énergie, loyers, assurances, honoraires, publicité, transport, déplacements, impôts et taxes, salaires, intérêts d’emprunt, etc. Soyez le plus exhaustif possible ;
- Estimer les recettes (encaissements) : On pense bien entendu au chiffre d’affaires généré par les ventes de marchandises ou prestations de services, mais il faut également identifier tout ce qui rapporte de l’argent à votre entreprise : la production stockée (variation de stocks de produits finis), les produits financiers, les cotisations (pour les associations par exemple), les aides et subventions, etc. ;
- Construire le tableau de budget prévisionnel et analyser les données : De nombreux sites ou logiciels proposent des tableaux au format Excel pour faciliter la mise en œuvre pratique de votre budget prévisionnel. Toutefois, ces documents type ne correspondent pas toujours à vos attentes, il faudra donc garder une certaine souplesse pour ajuster le tableau à vos besoins. N’hésitez pas à contacter nos experts pour un budget prévisionnel plus précis et en adéquation avec votre activité.
Enfin, une fois que la première version du budget prévisionnel est établie, elle pourra être partagée avec l’équipe dirigeante et les responsables opérationnels pour valider ou amender les hypothèses de calcul et établir les objectifs de chacun.
Comme son nom l’indique, le budget prévisionnel n’est qu’une projection de l’avenir. Pour être efficace, il implique des mises à jour régulières qui doivent tenir compte des opérations réellement effectuées et évoluer selon les éléments supplémentaires survenus en cours d’année (nouveau fournisseur, évolution du marché, lancement d’une nouvelle activité, etc.). Il vous aidera à comprendre les écarts et à optimiser votre gestion de trésorerie.