La complémentarité entre reporting et tableau de bord

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Le reporting : une vision globale mise en perspective

Le reporting financier ou reporting budgétaire est une photographie de la situation économique réelle telle qu’elle se présente à un instant donné, comparée aux prévisions. Le plus souvent destiné à la hiérarchie, cet outil fournit des informations issues de données comptables, sociales et commerciales éventuellement complétées de façon traçable et argumentée pour rendre compte d’une situation économique la plus fiable possible. réalisées sous Excel ou digitalisées, les techniques récentes de reporting financier agrègent ce que l’on appelle le crunch de données et le datamining, qui consistent à réaliser des calculs et des statistiques sur la base de  données brutes.

Pour aller plus loin découvrez aussi le rôle du DAF dans le reporting RSE.

Parmi les données collectées pour un reporting financier, on retrouve par exemple, les données issues des paiements reçus et donnés, des factures clients et fournisseurs de l’entreprise, le détail des prestations fournies et reçues, ainsi que les informations liées aux bulletins de salaires et autres opérations diverses.

Grâce à la comparaison des informations réelles et prévues, le reporting peut procurer des informations aussi bien sur la performance d’équipes que des différentes branches d’activité de l’entreprise. La vision globale fournie par le tableau de synthèse sera souvent accompagnée d’indicateurs de tendance pour illustrer la dynamique des chiffres. À destination des décideurs, ce reporting peut être complété de tableaux de suivi plus opérationnels destinés à alerter plutôt les équipes en cas de dérive : les tableaux de bords.

Le reporting : présentation régulière des flux économiques de l’entreprise

D’une manière générale, le reporting offre de visualiser, à une fréquence définie par les responsables, les flux d’une période donnée. Il pourra s’agir, par exemple, des commandes rentrées par une équipe commerciale, comparées aux prévisions.

Dans un reporting, les données sont présentées au décideur selon sa vision stratégique, pour une analyse de performance réalisée versus prévue. Cette surveillance globale de l’activité permet ainsi une analyse de la situation la plus précise possible au regard de la stratégie envisagée. L’information est donc exhaustive et parfois peu lisible par un non-financier, d’où le besoin de tableaux de bord pour compléter efficacement une communication financière.

À quoi sert un tableau de bord de gestion  ?

Le tableau de bord, outil de pilotage

Le but fondamental de cet outil opérationnel est d’aider une équipe ou un dirigeant à une prise d’action immédiate. Cet outil permet de visualiser rapidement la situation pour la rectifier s’il y a dégradation. Grâce, notamment, à des outils de data visualisation, les indicateurs clés  (aussi appelés KPIs) sont choisis selon les objectifs d’un service ou d’une équipe.

Données, narration et visuels (graphiques et autres formes) s’articulent pour faire parler les données ! C’est tout l’art du data story telling.

Le tableau de bord n’est pas figé car les données qui l’alimentent évoluent en temps réel. Il s’agira donc, si l’on a besoin de garder en mémoire les versions précédentes, d’organiser si besoin l’archivage des tableaux de bords. Cet archivage est appelé “versioning” par les éditeurs de logiciels de datavisualisation.

Avec une vocation à être partagé entre les services (commercial, finance, ressources humaines, direction générale, marketing, SAV…), les tableaux de bord opérationnels sont souvent réalisés sur le web, via des logiciels de business intelligence dans un cloud sécurisé. Agréables à lire, très facilement compréhensibles, ils ne doivent pas dépasser 10 indicateurs clés environ, permettant de juger de l’activité.

Le tableau de bord, outil stratégique

Véritable outil d’aide à l’action, le tableau de bord ne doit contenir que les informations indispensables qui, combinées entre elles, permettent de suivre de manière chiffrée et exhaustive l’évolution de la situation. Il permet avant tout la comparaison entre les résultats atteints et les objectifs opérationnels préalablement définis.

Le saviez-vous ?

L’époque à laquelle les tableaux de bord et reporting étaient considérés comme une perte de temps semble révolue : les commerciaux voyaient d’un mauvais œil leurs collègues gestionnaires leur demander des comptes afin de nourrir leurs tableaux. L’ancien clivage marketing/commercial et finance/gestion s’estompe car, dans un contexte de crise et de concurrence accrue, les équipes ont pris conscience de l’importance de ces indicateurs pour l’entreprise soucieuse de se projeter vers l’avenir.

Que vous soyez créateur d’entreprise, dirigeant d’une petite PME ou d’une start-up la plus innovante, le cabinet PBFI peut vous proposer la mise en place d’indicateurs performants.

Reporting et Tableau de bord : nos conseils

À l’instar des Anciens qui prétendaient que les lumières du passé permettaient de se diriger vers l’avenir, le reporting et le tableau de bord constituent des instruments de pilotage essentiels pour tout dirigeant.

• Vous pouvez vous servir du tableau de bord afin de créer des alertes : si, par exemple, un indicateur est dans le rouge pendant plus d’un mois, déclenchez l’envoi d’un email à vos collaborateurs pour attirer leur attention.
• Le tableau de bord n’est pas forcément figé dans le temps. Des offres promotionnelles limitées pourront par exemple fournir des indicateurs précieux.
• Trop d’information tue l’information : un reporting doit être clair et immédiatement lisible, une trop grande exhaustivité peut rapidement le rendre illisible. N’oubliez pas que le but est d’amener à prendre des actions

Quand le reporting aide à appréhender l’activité à travers des données brutes, le tableau de bord met ces informations en perspective pour permettre une prise de décision éclairée.

Notre expertise fournit la méthodologie la plus pertinente pour votre entreprise :

• mise en place des outils tableau de bord / reporting les plus efficaces,
• définition des voies d’amélioration,
• identification des axes clé,
• choix des indicateurs les plus pertinents,
• etc.

La mise en œuvre de ces outils, accompagnés de nos conseils stratégiques, permet aux contrôleurs de gestion comme aux cadres financiers de contrôler la performance en optimisant les ressources, afin d’être en mesure d’atteindre les objectifs opérationnels de développement.

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Le cabinet PBFI, direction financière externalisée
Depuis 10 années d’activité, notre cabinet est devenu un acteur à l’expertise reconnue. Aujourd’hui, notre méthode de smart reporting met ce savoir-faire à votre portée. Que vous soyez investisseur, PME, start-up ou multinationale, nous saurons bâtir l’indicateur adapté à votre structure. 90 % de nos clients viennent des secteurs suivants : énergie, environnement, services aux entreprises, biotech, medtech, édition de logiciel, objets connectés, internet, retail, culture, et produisent un chiffre d’affaires annuel compris entre 1 et 15 M€. N’hésitez pas à nous contacter.