Sommaire de l’article
Comprendre la notion de facture électronique et le calendrier de la réforme fiscale en France
Certaines entreprises pratiquent déjà avec leurs clients la dématérialisation des factures grâce à l’EDI (échange de données informatisé) ou reçoivent parfois ce type de factures de leurs fournisseurs. Pour autant, ce mode de facturation est amené à évoluer dans le cadre de la réforme fiscale qui pointe son nez. Elle vise à réduire la fraude à la TVA. L’objectif final consiste à préremplir à terme la déclaration de TVA de chaque entreprise.
Dématérialisation obligatoire des factures : le calendrier à connaître
L’émission de factures électroniques devient obligatoire pour les opérations en B2B (Business to Business), en plus du secteur B2G (Business to Government) déjà concerné depuis 2021. Ainsi, les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent respecter ce format pour leurs clients français assujettis à la TVA. La mise en œuvre progressive de la facture électronique s‘effectue au plus tard :
- le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
- le 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ;
- le 1er janvier 2026 pour toutes les autres (PME et micro-entreprises).
Pour les flux d’achats entrants, quelle que soit la taille de l’entreprise, la date est identique. Ainsi, toute société immatriculée en France et travaillant en B2B doit dès le 1er juillet 2024 être en mesure d’accepter les factures électroniques de ses fournisseurs.
E-invoicing et e-reporting : les grandes lignes de la réforme 2024-2026
Voici les points essentiels à connaître :
- La facture doit être électronique de A à Z (émission, transmission, réception et archivage) ;
- La pièce dématérialisée doit respecter un des trois formats autorisés (fichier de données structuré, UBL ou CII, ou format mixte, le Factur-X) ;
- Seul Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF), peut réaliser la transmission des données issues de la facturation à l’administration fiscale ;
- chaque entreprise doit choisir un des canaux habilités pour l’envoi des factures dématérialisées au PPF ainsi qu’à ses clients (schéma en Y).
Schéma disponible sur le site des finances publiques
Par ailleurs, la réforme comprend, en plus de la facturation dématérialisée (e-invoicing), un volet e-reporting. L’objectif consiste à transmettre à l’administration une synthèse des ventes aux clients non assujettis en France. Il s’agit des particuliers notamment ainsi que des entreprises étrangères.
Choisir sa solution pour le traitement de la facture électronique : les acteurs de la dématérialisation
La solution que vous allez mettre en œuvre dépendra probablement de ce que vos prestataires actuels en dématérialisation de factures ou vos éditeurs de logiciels vous proposeront. En effet, eux-mêmes réfléchissent et se positionnent afin de vous offrir des services en conformité avec la réforme fiscale. Afin de pouvoir dialoguer correctement avec eux, voici le vocabulaire que vous devez connaître concernant les acteurs de la dématérialisation.
Pour aller plus loin, découvrez notre présentation de Chorus Pro
PPF ou Chorus Pro
Le portail public de facturation peut recevoir les factures émises par votre entreprise. Il peut les envoyer à vos clients et communiquer les données à l’administration fiscale. C’est sur le PPF que vous pourrez consulter l’annuaire des entreprises afin de connaître le mode de transmission choisi par chacune.
PDP (plateforme de dématérialisation partenaire)
Une PDP doit disposer d’une immatriculation par l’administration fiscale. Elle peut gérer l’envoi des factures des entreprises à leurs clients. Elle extrait aussi les données requises par le fisc afin de les acheminer au PPF.
OD (opérateur de dématérialisation)
L’OD se contente d’émettre des factures dématérialisées afin de les communiquer à une PDP ou au PPF. Il n’est pas autorisé à les envoyer directement aux clients de l’entreprise.
Dématérialisation des factures obligatoire : mise en place d’un projet d’entreprise dès 2023
Se mettre en conformité avec la loi en matière de facture électronique et d’e-reporting constitue un réel projet d’entreprise. Cette réforme vise certes à réduire la fraude à la TVA. Mais, elle a aussi pour objectif de fluidifier les échanges économiques. Elle doit accélérer le paiement des factures grâce à la suppression totale des documents au format papier. En intégrant ces enjeux rapidement dans votre organisation, même en TPE, vous transformez cette obligation en processus d’amélioration de la performance.
Établir un rétroplanning pour déployer la facture électronique entrante comme sortante
Étudiez vos flux entrants et sortants. Réalisez un état des lieux de la dématérialisation en vigueur. Interrogez vos fournisseurs et vos prestataires. Gardez en tête que toutes les entreprises sont concernées, ce qui risque de créer des embouteillages de dernier moment. Préparez un calendrier de déploiement de la facture électronique en concertation avec vos prestataires, sans attendre la date butoir.
Opter pour un accompagnement par un DAF externalisé comme PBFI
La mise en œuvre d’un tel processus, tant pour vos factures clients que pour le traitement des flux entrants en provenance des fournisseurs constitue un enjeu stratégique. Sans une gestion correcte de la facturation électronique, pas de paiement dans les temps ! Un tel dysfonctionnement peut mettre en péril l’exploitation.
N’hésitez pas à vous faire aider en l’absence de ressources internes. En choisissant un accompagnement par un DAF externalisé comme PBFI, la PME ou TPE sécurise sa réflexion. Elle bénéficie alors de conseils avisés de professionnels. Ceux-ci peuvent prendre en charge l’analyse du dossier ainsi que la recherche d’informations et les échanges auprès des prestataires. Ils peuvent aussi mener un projet visant à implémenter dans l’entreprise un nouveau logiciel de dématérialisation ou de facturation.
Si vous souhaitez approfondir n’hésitez pas à consulter notre article : Ai-je besoin d’un Directeur Financier externalisé ?
La dématérialisation des factures fournisseurs : une étape préalable au grand saut
Une entreprise qui n’a pas encore procédé à la digitalisation des flux fournisseurs a tout à gagner à le réaliser dès maintenant, avant l’obligation de facture électronique.
La dématérialisation des flux, une profonde conduite du changement dans les entreprise
Passer de documents au format papier au 100 % dématérialisé constitue un réel changement pour les collaborateurs. Pour toute la supply chain, des achats à la comptabilité fournisseurs, en passant par l’approvisionnement, la commande, la réception en stock, etc. la dématérialisation modifie les processus de travail. C’est une étape qui exige du temps pour sa mise en place afin de trouver ses marques et de gagner ensuite en efficacité.
La dématérialisation des factures fournisseurs, la première marche pour la gestion d’un projet de facture électronique
Votre entreprise n’a pas encore franchi cette étape de dématérialisation des factures entrantes dès l’arrivée des documents papier au courrier ? Profitez de l’année qui vient pour mettre en place une telle solution numérique. Ainsi, tous les services s’habituent notamment à chercher, consulter, voire à approuver des factures dématérialisées. Vous serez prêt plus rapidement pour juillet 2024 lorsque vos fournisseurs commenceront à émettre leurs factures électroniques.
Ces évolutions en matière de dématérialisation des factures conduisent à des changements profonds dans l’entreprise. Les enjeux sont réels. N’hésitez pas à anticiper dès à présent et à vous faire aider par des professionnels du chiffre. PBFI vous apporte son expertise afin de vivre sereinement la facture électronique. Discutons-en lors d’une visio !